Im Jahr 2023 hat die Digitalisierung auch im Bereich des Lohnwesens in Deutschland immer mehr Einzug gehalten. Dabei geht es insbesondere um die Automatisierung von Prozessen und die Nutzung von digitalen Technologien zur Lohnabrechnung.
Immer mehr Unternehmen setzen auf digitale Lohnabrechnungssysteme, um die Prozesse schneller, effizienter und fehlerfreier zu gestalten. Hierbei werden alle relevanten Daten digital erfasst und automatisch verarbeitet, so dass die Lohnabrechnung in kurzer Zeit erfolgen kann. Auch die Einbindung von Zeit- und Zutrittssystemen, die elektronische Erfassung von Arbeitszeiten sowie die Abrechnung von Urlaubs- und Überstunden erfolgen digital und automatisiert.
Die Digitalisierung im Lohnbereich bringt für Unternehmen zahlreiche Vorteile mit sich. So können sie Zeit und Kosten sparen, indem sie manuelle Prozesse durch digitale Systeme ersetzen. Außerdem können sie aufgrund der automatisierten Prozesse sicherstellen, dass die Lohnabrechnung fehlerfrei und rechtssicher erfolgt.
Auch für Arbeitnehmer bringt die Digitalisierung im Lohnbereich Vorteile mit sich. So können sie beispielsweise ihre Gehaltsabrechnungen online einsehen und haben dadurch jederzeit einen Überblick über ihre Entgeltzahlungen. Auch die schnelle Bearbeitung von Anfragen zum Gehalt oder zu Lohnabrechnungen ist durch digitale Systeme einfacher und schneller möglich.
Allerdings gibt es auch Herausforderungen, die mit der Digitalisierung im Lohnbereich einhergehen. So müssen Unternehmen sicherstellen, dass die verwendeten Systeme datenschutzkonform sind und die Privatsphäre der Arbeitnehmer gewahrt bleibt. Außerdem müssen sie sicherstellen, dass die Daten vor Manipulation und unberechtigtem Zugriff geschützt sind.
Insgesamt ist die Digitalisierung im Lohnbereich ein wichtiger Trend, der auch im Jahr 2023 in Deutschland an Bedeutung gewinnt. Unternehmen, die auf digitale Lohnabrechnungssysteme setzen, können sich damit Wettbewerbsvorteile verschaffen und ihre Prozesse optimieren. Arbeitnehmer profitieren von der schnellen und effizienten Abwicklung der Lohnabrechnung und einem besseren Überblick über ihre Entgeltzahlungen. Es ist jedoch wichtig, dass Unternehmen bei der Einführung von digitalen Systemen die Herausforderungen berücksichtigen und auf eine datenschutzkonforme Umsetzung achten.
Doch gibt es auch für Arbeitgeber Verpflichtungen, dem Staat gegenüber und speziell Institutionen, die vorher in Papierform bekannten Prozesse, Meldungen und Anträge digital zur Verfügung zu stellen oder abzurufen. Hier eine kleine Auswahl der Bereiche, in welchen die Digitalisierung im Lohnbereich im Jahr 2023 Einzug erhält:
Elektronische Lohnsteuerbescheinigung
Der Arbeitgeber ist verpflichtet die Lohnsteuerbescheinigung elektronisch ans Betriebsstättenfinanzamt zu übermitteln. Auf Anfrage des Arbeitnehmers muss die Arbeitgeber ab dem 01.01.2023 dem Arbeitnehmer die Daten elektronisch zur Verfügung stellen, anstatt dem Arbeitnehmer einen Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung auszuhändigen. Voraussetzung für die Übermittlung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung an den Arbeitnehmer ist eine vorherige Authentifizierung des Abnehmers.
Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung
Ab dem 1.1.2023 müssen Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung des Arbeitnehmers elektronisch bei der Krankenkasse abrufen. Die Papierform entfällt für gesetzlich krankenversichert der Arbeitnehmer ersatzlos für privat versicherte Arbeitnehmer und für geringfügig Beschäftigte Arbeitnehmer im Privathaushalt ist die elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung noch nicht zwingend vorgeschrieben.
Elektronische Betriebsprüfung
die Rentenversicherung überprüft im Rahmen einer Betriebsprüfung, ob im Bereich der Pflichtversicherungen eine ordnungsgemäße Berechnungen Abführung der Sozialversicherungsbeiträge erfolgte. Ab dem 1. Januar 2023 wird die elektronische Betriebsprüfung zur Pflicht Arbeitgeber können sich auf Antrag noch bis zum 31.12.2026 von der elektronischen Übermittlungspflicht befreien lassen.
Elektronische Personalakt
Personalunterlagen müssen aus handels- und steuerrechtlicher Sicht für festgelegte Zeiträume aufbewahrt werden. Ab dem 01.01.2022 müssen alle Personalunterlagen in elektronischer Form aufbewahrt werden. Bis zum 31.12.2026 haben Arbeitgeber noch die Möglichkeit, sich von elektronischen Aufbewahrungspflicht befreien zu lassen, indem sie einen "Antrag auf Befreiung von elektronischen Aufbewahrungspflicht" beim Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung stellen.
A1-Bescheinigung für Auswärtstätigkeiten
Der Arbeitgeber beantragt die A1-Bescheinigung bei dem Sozialversicherungsträger, bei dem der Arbeitnehmer sozial versichert ist. Die Beantragung erfolgt elektronisch und die Sozialversicherungsträger stellen dem Antragsteller die A1-Bescheinigung elektronisch zur Verfügung.
Sozialversicherungsausweis
Ab dem 01.01.2023 muss der Arbeitgeber die Sozialversicherungsnummer elektronisch bei der Deutschen Rentenversicherung für jeden Arbeitnehmer abrufen. Die Papierform entfällt ersatzlos.
Benötigen Sie Unterstützung als Arbeitgeber bei der Digitalisierung Ihrer Lohnabrechnung? Gerne unterstützen wir Sie bei der Aufstellung digitaler Prozesse in Ihrer Lohnbuchhaltung mit unserem Tool lohn.advoctrl.com - haben Sie Interesse? Dann melden Sie sich gerne direkt bei uns per E-Mail unter mail@advoctrl.com oder Vereinbaren Sie einen Termin in unserem Online-Kalender. Wir freuen uns auf Sie!
