Führen Ihre Mitarbeitenden von ihrem privaten Telefonanschluss dienstliche Gespräche, dürfen Sie die dabei entstehenden Kosten steuer- und sozialversicherungsfrei erstatten. Hierzu zählen auch teilweise Erstattungen der Kosten für den privaten Internetanschluss.
Option 1: Pauschale in Höhe von 20% der Rechnung (max. 20 EUR) erstatten
Als Beispiel arbeitet Ihr Mitarbeiter teilweise im Betrieb und teilweise im Homeoffice. Er nutzt für die Telefonate die betriebliche Telefonsoftware und dementsprechend den eigenen privaten Internetanschluss. Seine monatlichen Kosten belaufen sich auf 45 EUR (Flatrate). Als Arbeitgeber:in dürften Sie ihm 9,00 EUR steuer- und sozialversicherungsfrei erstatten (20% von 45 EUR). Das entspricht 108 EUR, die er jährlich steuerfrei erhält.
Option 2 und 3 sind mit erheblichen Mehraufwand für den Mitarbeitenden verbunden, da die tatsächlich geführten Gespräche aufgezeichnet werden müssen. Nutzt der Mitarbeitende nachweislich zum Beispiel 70% des privaten Anschlusses beruflich, könnten Sie ihm als Arbeitgeber:in 70% seiner Telekommunikationskosten steuerfrei erstatten. Ähnlich verhält es sich mit der 3. Option - auch hier sind die tatsächlichen Veranlassungen der Nutzung nachzuweisen (z.B. über eine revisionssichere App).
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